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S T A E F A E |
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System|To|Analyse|Emails|For|Adress|Exporting H a n d b u c h Copyright ASFAST-EDV Andreas Fastner 2007 |
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Inhaltsverzeichnis
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| Die
Benutzer-
Oberflächen |
Die Haupt-Benutzeroberfläche (GUI) besteht aus
Es existieren jeweils weitere Fenster zum
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bereiche und deren Bedeutung |
Die Programmbereiche setzten sich wie folgt zusammen: (eine Kurzbeschreibung zu jedem Bereich wird in der Aktivinformation gezeigt wenn man mit der Maus über die entsprechenden Karteikarte bewegt) Hier können Profilnamen angelegt werden und gelöscht werden. Dieser Bereich muss auch für den Adress-Export gewählt sein. Dieser Bereich generiert im unteren Bereich des Hauptfensters eine Tabelle mit dem Inhalt einer Email, die als Template zu einem Profil gespeichert ist. Die Liste oben zeigt den Namen des zugeordneten Email-Templates. Der Name wird mit der Konvention: "Profilname"_"Schlüsselwort" erzeugt. Ist einem Profil noch kein Email-Template zugeordnet, erscheint eine leere Tabelle unten und Liste oben. Nach einer aktiven Email-Analysen zeigt die Liste oben die exportierten Text-Dateien die aus der Analyse resultierten. Aus dieser Liste lässt sich dann ein Template einem Profil zuordnen. Weiteres dazu unter "Die ersten Schritte". Auf diesen Bereich kann erst zugegriffen werden, wenn ein Email-Template einem Profil zugeordnet wurde. Die Tabelle oben listet alle adressspezifischen Felder in der ersten Spalte auf. Ist einem Feld eine Regel zugeordnet so wird die Zelle zum Feld farblich markiert, und das Ergebnis aus der Anwendung der Regel wird in der zweiten Spalte eingetragen. Beim Aufruf des Bereichs Felder wird auch geprüft ob vorhandene Regeln im aktiven Email-Template ausgeführt werden können. Bestehen zu Adress-Feldern bereits Regeln, werden diese beim Klick auf "Felder" ausgeführt und die Ergebnisse in der Tabelle oben dargestellt. Im Email-Template selbst wird in der jeweiligen Zeile, in der eine Regel angewendet wird, ein Markierungs-Symbol gesetzt, das auf die Regel zurückschließen lässt. Die Bedeutung der einzelnen Markierungs-Symbole werden im Abschnitt "Die ersten Schritte" weiter erläutert, oder durch Klick auf die Spalten 3-5 im Email Template - eine Auflistung der Bedeutung wird im Aktivinfo gezeigt. Regeln können gelöscht aber nicht nachträglich editiert werden. Keywords sind die Suchbegriffe nach denen Emails in ihren Betreffen analysiert werden sollen. In diesem Teil können einem Profil Schlüsselwörter zugeordnet, geändert oder gelöscht werden. Die Tabelle oben zeigt in der ersten Spalte den Profilnamen, in der zweiten Spalten das dazugehörige selbstdefinierte Schlüsselwort. Dieser Bereich wird aufgerufen, wenn der in Microsoft Outlook geöffnete Ordner nach Keywords analysiert werden soll. Dabei wird unterschieden ob der Ordner nach einem im Bereich "Keywords" selektierten Suchtext oder nach allen Suchtexten aus allen Profilen analysiert werden sollen. Dabei wird nur der Betreff einer Email durchsucht, nicht die Email selbst. Die Ergebnisse einer Email-Analyse werden in Form des Betreffs der entsprechenden Email in der Liste oben dargestellt und. Jede entsprechende Email wird als Text-Datei in einem bestimmten Ordner (siehe technische Details) exportiert. Ist einem Profil noch kein Template zugeordnet wird das Ergebnis des Email-Exports im Bereich "Templates" sichtbar. Die Namen der Text-Dateien werden mit der Konvention "Profilname"_"fortlaufende Nummer" generiert. Aus dieser Liste kann dann eine Datei als Email-Template im Bereich "Templates" gewählt werden. |
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Schritte |
Hinweis Zum Export von Adressfeldern aus Emails muss zunächst gewährleistet sein, dass die Emails gleichbleibend in Format und Inhalten sind. Die Positionen (Zeilen im Template) und Reihenfolge von Adressfeldern müssen gleichbleibend sein um Regeln anzuwenden. Wird ein Schlüsselwort zum festlegen von Adressfeldern benutzt, darf dieses sich nicht ändern. Beim Verwenden von Schlüsselwörtern ist die Position (die Zeile im Template) nicht relevant; allerdings dürfen sich Felder, die als Folgefelder an ein Schlüsselwort angelegt werden ebenfalls nicht in ihrer Position und Reihenfolge ändern. Trennzeichen bei Vor- und Nachnamen sowie bei Länderkennung und Postleitzahl dürfen sich ebenfalls nicht ändern. Unterliegen die Inhalte von Emails diesbezüglich von Zeit zu Zeit Schwankungen aufgrund von Änderungen der Absender müssen die Regeln für ein Profil neu erstellt werden. |
| Schritt 1 |
Schritt 1: Profil anlegen Klicken Sie auf die Karteikarte "Profil". Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Neu" und geben Sie den Namen des neuen Profils im folgenden Dialog ein und bestätigen Sie mit "OK". (Der Name des neuen Profils erscheint jetzt in der Liste oben.) |
| Schritt 2 |
Schritt 2: Keyword anlegen Klicken Sie auf die Karteikarte "Keywords". Klicken Sie in der Tabelle oben in die Zeile, in der sich das entsprechende Profil befindet. Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Neu". Geben Sie im folgenden Dialog das Keyword, d.h. den Suchtext ein, nachdem die Betreffs der Emails analysiert werden sollen und bestätigen Sie mit OK. (Das neue Keyword erscheint jetzt in der selben Zeile, in der sich der Profilname befindet.) |
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Schritt 3: Email-Analyse starten Öffnen Sie Microsoft Outlook Professional. Öffnen Sie den Ordner, in dem sich die zu analysierenden Emails befinden. Wechseln Sie zurück zu STAEFAE. Klicken Sie auf die Karteikartei "Email-Analyse". Wählen Sie im Dialog ob nur nach dem Keyword des aktuell gewählten Profils gesucht werden soll, oder ob alle Keywords aus allen Profilen gefiltert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". (Sollten keine Ergebnisse angezeigt werden, überprüfen Sie bitte ob der aktuell geöffnete Ordner in Microsoft Outlook Professional Emails enthält, bzw. Emails enthält, die das entsprechende Keyword im Betreff haben) Klicken Sie auf die Karteikarte "Template" Klicken Sie auf eine Datei in der Liste. Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Speichern" und bestätigen Sie im Dialog die Zuordnung der Textdatei als Template zum aktuellen Profil. (Die Liste oben passt sich jetzt an und zeigt nur noch den Template-Namen nach entsprechender Konvention. Zudem wird in der Tabelle unten der Inhalt der Email gezeigt.) |
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Feldregeln spezifizieren |
Schritt 4: Spezifikation von Feldregeln Klicken Sie auf die Karteikarte "Felder". Klicken Sie in die Zeile in der Tabelle, in der sich das Feld befindet, für das Sie eine Regel spezifizieren wollen. Doppel-Klicken Sie in der Tabelle unten (im Email-Template) auf die Zeile, in der sich der entsprechende Feldinhalt befindet. Wählen Sie in dem sich neu öffnenden Fenster eine der 4 Varianten. |
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Beschreibung der Varianten 1-4 Variante 1 Die komplette Zeile enthält eindeutig alle Feldinformationen. Der Wert hinter "Position" ist 0. Das Ergebnis wird unter "Ergebnis" dargestellt. |
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| Variante 2 |
Variante 2 Der Feldinhalt ist ab einer bestimmten Position. Klicken Sie dazu im Textfeld oben mit dem Mauszeiger auf diese Position. Der Wert der Position wird hinter "Position" angezeigt. Das ermittelte Ergebnis wird unter "Ergebnis" dargestellt. |
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Variante 3 Der Feldinhalt ist bis zu einer bestimmter Position. Klicken Sie dazu im Textfeld oben mit dem Mauszeiger auf diese Position. Der Wert der Position wird hinter "Position" angezeigt. Das ermittelte Ergebnis wird unter "Ergebnis" dargestellt. |
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Variante 4 Markieren Sie den Text oben, der als Schlüsselwort dienen soll, nachdem Feldinformationen kommen. Die Textlänge des markierten Textes wird hinter "Textlänge" gezeigt. Das ermittelte Ergebnis wird unter "Ergebnis" dargestellt. |
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Verarbeitung |
Verarbeitung des dargestellten Ergebnisses: Das Ergebnis kann der Inhalt eines einzelnen Feldes sein oder Inhalte für mehrere Felder bieten, wie z.B. bei Namen- oder Ortsfelder. Beispiel bei Muster für Namen: Folgendes Ergebnis wird geliefert: "Herr Kurt Meier" In diesem Fall setzen Sie den Haken bei "Muster verwenden". Setzen Sie den Haken bei "Muster für Feld:" Wählen Sie in den 4 Listen die Muster aus. Das Muster für das o.g. Beispiel wäre: Anrede: Ja Name Teil 1: Vorname Trennzeichen: {leer} Name Teil 2: Nachname Klicken Sie auf Muster übernehmen Klicken Sie auf speichern. Beispiel bei Muster für Ort: Folgendes Ergebnis wird geliefert: "D-99999 Musterstadt" In diesem Fall setzen Sie den Haken bei "Muster aktivieren". Setzen Sie den Haken bei "Muster für Feld:" Wählen Sie in den 3 Listen die Muster aus. Das Muster für das o.g. Beispiel wäre: Land: Ja Trennzeichen: "-" PLZ: 5 Die Zahl bei PLZ ist die Anzahl der Stellen der Postleitzahl. Klicken Sie unbedingt dann auf "Muster übernehmen" Klicken Sie auf speichern. Das Ergebnis wird sofort in der Tabelle im Hauptfenster in der Spalte "aktuelles Ergebnis" eingetragen. Prüfen Sie das Ergebnis. Bei Fehlerhaften Ergebnissen löschen Sie die Regel durch Klick auf das entsprechend farblich hinterlegte Feld und klicken Sie auf "Löschen" in der Symbolleiste. Das Feld ist nicht mehr farblich hinterlegt Sie können die Regel erneut spezifizieren. |
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Arbeiten mit Folgefelder: Standardisierte Emails enthalten oft Adressfelder in bestimmen Reihenfolgen. Verwenden Sie dazu die Option Folgefelder bei der Spezifikation von Feldregeln. Folgendes Beispiel soll die Verwendung von Folgefelder verdeutlichen. Ergebnis: "Herr Kurt Meier" Das Email-Template enthält jeweils in der nächsten Zeile die Strasse, in der übernächsten Zeile PLZ+Ort und 4 Zeilen danach die Telefonnummer. Vorgehensweise: Setzen Sie den Haken bei "Muster verwenden". Setzen Sie den Haken bei "Muster für Feld:" Markieren Sie die Muster für die Namen-Felder (Anrede...etc.) Klicken Sie auf "Muster übernehmen" Setzen Sie den Haken bei "Folgezeilen enthalten Felder" (der Musterbereich für Namen wird "eingefroren" und kann nicht mehr bearbeitet werden. Möchten Sie den Muster bereich für Namen dennoch ändern entfernen Sie den Haken bei "Folgezeilen enthalten Felder". Die Ergebnisse in der List für Folgefelder geht dabei nicht verloren.) Geben Sie den Wert für die Position der Folgezeile ein (z.B. 1,2,3...) - dazu können Sie auch die Pfeil nach oben und unten Tasten rechts daneben bedienen. Wählen Sie das hinzuzufügende Folgefeld aus dem Drop-Down-Menü. Klicken Sie auf den grünen Plus (+) Button. Sollte es sich um ein Namen- oder Ortsfeld handeln geben Sie bitte dazu in dem sich neu öffnenden Fenster ein entsprechendes Muster ein und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK". Das Folgefeld wird in der Liste rechts unten mit einer programminternen Syntax eingetragen und kann zur Überprüfung verwendet werden. Möchten Sie ein Folgefeld entfernen, markieren Sie bitte das Folgefeld in der Liste und klicken Sie auf das Rote X. Das Feld wird gelöscht. Nachdem Sie alle Folgefelder definiert haben, klicken Sie auf "Speichern". Die Ergebnisse werden sofort in der Tabelle der Adress-Felder dargestellt. Überprüfen Sie das Ergebnis. Sollte das Ergebnis fehlerhaft sein können Sie die komplette Regel-Spezifizierung mit Folgefelder löschen und neu definieren. Klicken Sie dazu in das farblich markierte Feld und in der Symbolleiste auf "Löschen". Die Ergebnisse für die entsprechenden Felder sind jetzt leer. |
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Email-Adresse |
Spezialfeld Email-Adresse Zur Filterung der Email-Adresse aus einem Template bietet das Programm eine besondere Funktion. Klicken Sie in der Tabelle oben in das Feld "Email-Adresse". Doppel-Klicken Sie in irgendeine Zeile in der Tabelle, die das Email-Template zeigt. In einem neuen Fenster können Sie wählen ob das Programm die Email-Adresse automatisch suchen soll bzw. ob Sie alternativ eine Regel spezifizieren wollen wie für alle anderen Felder auch. Möchten Sie das Programm nach Email-Adressen suchen lassen, dann wählen Sie die Option "automatische Suche". In der Liste "Email-Adressen, die ausgeschlossen werden für Profil:" finden Sie die Email-Adressen, die das Programm ignorieren soll um eine eindeutig einmalig Email-Adresse zu finden. Beinhaltet diese Liste noch keine Einträge können Sie diese manuell ergänzen oder das Programm alle gefundenen Email-Adressen auflisten und Sie wählen die zu ignorierenden Email-Adressen aus. Manuell Bearbeitung der Liste für Ausschluss-Emails: Klicken Sie auf "Bearbeiten" Es öffnet sich ein Fenster, dass alle Ausschluss-Emails zu allen Profilen zeigt. Dort können Sie Email-Adressen zu gewählten Profilen hinzufügen oder löschen. Anfangs ist die Liste mit Ausschluss-Emails leer und kann nicht manuell bearbeiten werden. Starten Sie daher die automatische Suche durch Klick auf "OK". Das Programm öffnet ein neues Fenster mit einer Liste der gefundenen Emails. Setzen Sie den Haken bei allen Email-Adressen die das Programm zukünftig ignorieren soll, so dass nur noch eine Email-Adresse bleibt. Klicken Sie dann auf "Speichern". Klicken Sie auf "Zurück". Klicken Sie auf "Abbrechen". Das Programm trägt die eindeutig gefundene Email-Adresse in der Tabelle oben ein und die Einstellung für das Feld zur automatischen Suche ist gespeichert. |
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Symbole |
Markierungs-Symbolik im Email-Template Nachdem eine Regel für ein Feld eingelegt wurde, markiert das Programm im Email-Template die Zeile mit einem entsprechendem Symbol in den Spalten 3,4 und 5, so dass sich leicht Überblicken lässt welche Regeln verwendet wurden. Die einzelne Bedeutung der Symbole: Z = Der Feldinhalt ist fest an eine Zeile gebunden (betrifft die Varianten 1,2 und 3) S = Der Feldinhalt ist fest an ein Schlüsselwort gebunden (betrifft die Variante 4) M = Das Feld hat ein Muster @ = eindeutig gefundene Email-Adresse aus automatischer Suche FF = Das Feld ist als Folgefeld definiert Durch Klick in die Spalten 3,4 oder 5 in der Tabelle für das Email-Template wir die Bedeutung im Aktivinfofeld nochmals kurz dargestellt. |
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Damit Sie den Export von Adress-Felder für Profile ausführen können müssen Sie auf die Karteikarte "Profile" klicken und anschließend auf das "Export"-Symbol in der Symbolleiste. Wählen Sie jetzt ob Sie einen Export für alle Profile starten möchten oder nur für bestimmte ausgewählte Profile. Wenn Sie "ausgewählte Profile" angeklickt haben, setzen Sie den Haken bei Ihren gewünschten Profilen. Bestimmen Sie dann das Format. Sie könne wählen zwischen einem Export nach Microsoft Excel oder eine Ausgabe in eine Textdatei (.txt). Wählen Sie ein Trennzeichen. Bestimmen Sie den Exportpfad. Sie können den Exportpfad manuell in das Textfeld eingeben oder über den Button "..." einen Pfad festlegen und speichern. Klicken Sie dann auf Export. Setzen Sie die Haken bei den Feldern, die Sie exportieren möchten und klicken Sie OK. Bei einem erfolgreichen Export erhalten Sie eine entsprechende Meldung mit der Pfadangabe der Export-Datei. |
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| Technische
Erfordernisse |
Voraussetzungen: Betriebssystem Microsoft Windows 2000, NT, XP, Vista Microsoft Outlook Professional Microsoft Excel |
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STAEFAE Handbuch Copyright 2007 by ASFAST-EDV Andreas Fastner |
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